Caso algum stakeholder não esteja presente fisicamente faz-se necessário o uso de ferramentas que propiciem um meio formal para reuniões/apresentações entre provedor/cliente sem a necessidade de deslocamento. Entre as ferramentas gratuitas com esse propósito têm-se:

• Hangout: A ferramenta Hangout é fornecida pelo Google permite realizar videoconferências com uma ou mais pessoas e guardar a gravação para futuras consultas.
• Skype: Nesta ferramenta é possível realizar as conferências de vídeo e chat para quantos participantes for necessário e gratuitamente.